Секретарь директора

Мы - группа компаний, работающая в сфере IT, системной интеграции, телекоммуникаций и инфраструктурных проектов.

Специализируемся на дистрибуции и реализации инфраструктурных проектов.

Ищем секретаря директора, который будет обеспечивать организационную и административную поддержку работы директора и помогать эффективно организовывать его рабочий день.

Позиция для внимательного, организованного и ответственного человека, который умеет работать самостоятельно и хочет развиваться в профессиональной административной и управленческой среде.

Что предстоит делать

Организация рабочего дня директора

• Вести календарь директора и организовывать его рабочий день.

• Организовывать встречи, совещания, переговоры и приём посетителей.

• Координировать время участников встреч и обеспечивать их необходимыми материалами.

• Принимать и распределять телефонные звонки и обращения, адресованные директору.

• Вести календарь корпоративных и рабочих мероприятий директора.

Документы и делопроизводство

• Принимать, регистрировать и передавать директору входящие документы.

• Вести учёт документов, находящихся на рассмотрении у директора.

• Контролировать возврат документов и их передачу ответственным сотрудникам.

• Готовить документы и материалы, необходимые директору для текущей работы, встреч, совещаний и переговоров.

• Организовывать копирование, сканирование, печать и оформление документов.

• Вести деловую переписку директора по поручению.

• Подготавливать повестки, протоколы совещаний и другие служебные документы.

Работа с поручениями

• Доводить до сотрудников поручения директора в пределах полученных указаний.

• Контролировать предоставление директору ответов, документов и информации в установленные сроки.

• Взаимодействовать с сотрудниками подразделений по вопросам получения документов и информации, необходимых директору.

Организационная поддержка

• Организовывать командировки и рабочие поездки директора.

• Осуществлять бронирование билетов, гостиниц, транспорта и других необходимых услуг.

• Обеспечивать организационное сопровождение рабочих мероприятий директора.

• Выполнять иные административные поручения.

Самостоятельная работа

От кандидата ожидается не только точное выполнение поручений, но и способность самостоятельно организовать их выполнение в рамках поставленной задачи.

Важно уметь заранее видеть организационные вопросы, которые могут возникнуть при подготовке встречи, совещания, поездки или другого мероприятия, и решать их без необходимости постоянно получать дополнительные указания.

Наши требования к кандидату

• Среднее профессиональное или высшее образование.

• Опыт работы в административной, офисной, секретарской или иной деятельности, связанной с организацией работы руководителя и документооборотом, от 2 лет.

• Свободное владение русским и узбекским языками.

• Системность, внимательность и аккуратность в работе с документами.

• Умение работать с большим количеством параллельных задач.

• Навыки деловой переписки и делового общения.

• Умение организовывать рабочее время руководителя.

• Навыки ведения документооборота и делопроизводства.

• Навыки подготовки повесток, протоколов и служебных документов.

• Навыки организации встреч, совещаний и командировок.

• Навыки работы с офисными, презентационными и графическими программами.

• Умение эффективно использовать современные AI-инструменты, включая ChatGPT.

• Базовое понимание принципов проектного управления.

Личные качества

• Ответственность.

• Внимательность и аккуратность.

• Организованность.

• Инициативность.

• Самостоятельность в решении рабочих вопросов.

• Хорошее чувство времени и сроков.

• Умение сохранять спокойствие при большом количестве задач.

• Высокий уровень деловой коммуникации.

• Конфиденциальность и корректность в работе с информацией.

Что предлагаем

• Зарплата по результатам собеседования.

• Работа в офисе в Ташкенте.

• График 5/2.

• Непосредственная работа с директором.

• Работа в группе компаний с широким кругом управленческих и коммерческих задач.

• Возможность профессионального развития и расширения зоны ответственности.

Кому подойдёт эта позиция

Если вы хорошо организованы, внимательны к деталям, умеете работать с руководителем и хотите развиваться дальше административной позиции в сторону более самостоятельной работы в качестве помощника директора или выше — эта работа может стать хорошим следующим шагом в вашей карьере.

Мы ищем человека, которому можно доверить организацию рабочего дня директора и важные административные вопросы, не опасаясь, что для решения каждой задачи потребуется