-
Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:
— организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;
— обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;
— обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.
- Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:
— подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
— выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);
- Ведет делопроизводство.
- Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей, выданных ей/ему в подотчет.
- Оформляет заказы и иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров.
- Ведет учет запасов хозяйственных и канцелярских товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.
- Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.
- Выполняет отдельные служебные поручения ген.директора компании
- Оформляет заказы у перевозчиков и поставщиков услуг по бронированию и продаже билетов;
- Знание порядка и алгоритма оформления заказов на проживание;
- Оформления документов на получение визы, оформление заграничного паспорта, приглашений, командировочных документов и иных документов, подтверждающих, разрешающих или сопровождающих поездку;
- Заключение договоров на оказание услуг по оформлению виз;
-
основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;
— порядок ведения деловой документации;
— порядок заключения договоров;
— правила пользования оргтехникой;
— основы экономики, организации труда и управления;
— основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXСEL, основы работы с системой 1С
- Бесплатное питание
- Сим карта
Ключевые навыки
- Обеспечение жизнедеятельности офиса
- Внутренние коммуникации
- Хозяйственное обеспечение мероприятий
- Ведение соцсетей
- Управление офисами
- Деловая переписка
- Деловое общение
- Документооборот
- Взаимодействие с курьерскими службами
- Прием посетителей
- 1С: Документооборот
- Организация корпоративных мероприятий
- Электронный документооборот
- Хозяйственное обеспечение офиса
- Русский — C1 — Продвинутый